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Wie Corona Raum für Neues schafft

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5 Tipps für Ihre „New Work“-Karriere

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5 Tipps für die Suche nach Collaboration

So entdecken jetzt immer mehr Firmen rasch die vielen Vorteile von Collaboration und Videoconferencing.

Achtung: Nicht jede Collaborationslösung hält, was sie verspricht.

Keine Krise, die nicht neue Chancen mit sich bringt. So entdecken jetzt immer mehr Firmen rasch die vielen Vorteile von Collaboration und Videoconferencing. Nicht jede Lösung hält, was sie verspricht. 5 Tipps, worauf Sie achten müssen.

 

Trau, schau, wem die Qual der Wahl

Sie heißen Microsoft Teams, Cisco Webex, Unify Circuit, Zoom, Meet Fox oder Alcatel-Lucent Rainbow. Das sind nur einige der Lösungen, die es auf dem Markt gibt. Wichtig ist: Der Anbieter sollte zuverlässig sein. Das gilt für die Stabilität seiner Services, Kundenreferenzen als auch Datenschutz und -sicherheit. Eine Gratis-Lösung aus dem Internet kann im Privatbereich für bestimmte Zwecke ausreichen. Im Business-Kontext gelten andere Kriterien. Beispielsweise auch die, ob der Dienste-Anbieter berechtigt ist, Daten weiterzuverkaufen – etwa zu Werbezwecken. Oder, ob es sich um einen europäischen Anbieter handelt. Ob Daten von EU-Kunden immer in der EU gespeichert werden können. Oder wie es um Sicherheit und Datenschutz steht. Stichworte: DSGVO-Konformität, EU-Datenschutzstandards, durchgängige Verschlüsselung oder Antivirusschutz bzw. Firewall-Ebenen. Auf den Punkt gebracht: „Sehr günstig oder gratis. Dann sind Sie der Preis.“

 

Ohne Support geht es oft nicht

Es ist verhältnismäßig einfach, eine Single-Lösung auf einem PC zu installieren. Bei 10 Usern kann es schon schwieriger sein, bei 2.000 Usern sowieso. Gerade bei Collaboration Tools ist Support sehr wichtig. Es kann Gold wert sein kann, wenn man einen lokalen Ansprechpartner hat, der zu einem an den Standort kommen kann, kompetent ist, auf Deutsch beraten und später auch beim Rollout der Lösung im Unternehmen helfen kann. Bei einem reinen Online-Anbieter aus den USA, geht das beispielsweise nicht. Dort kann man sich zwar mit Kreditkarte anmelden – aber ein persönlicher Kontakt findet niemals statt. Und tauchen mal Probleme auf, landet man oft in einem Forum auf Englisch. Dabei sind nicht nur bei Problemen, sondern auch beim späteren Rollout über die ganze Firma sowohl Erfahrung als auch Kompetenz gefragt: Klappt es am Anfang nicht, nehmen Interesse und Akzeptanz sehr schnell wieder ab.

 

Skalieren statt viel bezahlen

Der Preis mag für viele Konsumenten das wichtigste Argument sein. Bei Collaboration Lösungen oder Videoconferencing sollte das aber alleine nicht im Vordergrund stehen. Viel mehr gilt es, den für das Unternehmen passenden Mix aus Preis und Leistung zu finden. Die meisten Tools bieten Lösungen von einem Arbeitsplatz, an dem gelegentlich konferiert wird, bis hin zu kompletten virtuellen Konferenzräumen. Auch die Zahl der Teilnehmer, die eingeladen werden kann oder selbst teilnimmt, variiert  – je nach Angebot und Service. Bei A1 gibt es Einstiegspakete schon ab wenigen Euros pro Monat.

Audio und Video gemeinsam nutzen

Viele Kunden wollen sich lieber via Telefon einwählen als über den Browser. Andere schätzen eine reine Audio-Konferenz. Smarte Lösungen überlassen es den Teilnehmern, wie sie an der Konferenz partizipieren wollen. Wichtig ist die Möglichkeit eines Upgrade-Pfades: Da sich Anforderungen in Unternehmen rasch ändern können, sollte die Videoconferencing- oder Collaboration-Lösung „mitwachsen“ können. Tipp: Zunächst kleinere Pakete testen und bei Zufriedenheit auf größere Lösungen steigern.

 

Jedes Unternehmen kann davon profitieren

Die Corona-Krise hat eines gezeigt: Alle Firmen benötigen letzten Endes Collaboration, um den internen und externen Kommunikationsfluss jederzeit aufrechterhalten zu können. Sowohl in der internen Produktion bzw. Administration, als auch im Kunden- und Partnerkontakt wird dies an Bedeutung gewinnen. Und es zählen weitere, nicht unbedeutende Argumente: Kosteneinsparungen und Umweltschutz. Weniger Reisetätigkeit bedeutet weniger Spesenaufwand und weniger CO2-Emissionen. Außerdem werden die Meetings digital gespeichert. Somit sind die Ergebnisse auch noch für alle jederzeit abrufbar.

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