Mein digitaler Assistent

Weg vom Schreibtisch! Die Arbeit ist mobiler geworden. Wir sind nicht mehr auf einen bestimmten Standort festgelegt. Wenn wir wollen, können wir viele Tätigkeiten von zu Hause aus, von unterwegs oder von wo auch immer erledigen. Vor allem kleinen Unternehmen und Selbstständigen bringt das eine enorme Erleichterung. Die Fragen, die sich stellen, sind aber: Wird dadurch die Organisation des Geschäftsalltags erschwert? Herrscht durch die Mobilität vielleicht ständiges Chaos? Gehen dadurch etwa wichtige Daten verloren? Die Antwort lautet: Nein, überhaupt nicht. Denn zum Glück gibt es intelligente Lösungen, die das Arbeiten erleichtern, weil sie einfach zu bedienen sind und die Mobilität fördern.

Andererseits sind die Möglichkeiten, die aus mobilem bzw. flexiblem Arbeiten entstehen, noch nicht in vielen Unternehmen angekommen. Im Rahmen der Deloitte Flexible Working Studie 2017 wurden beispielsweise mehr als 400 österreichische Unternehmensvertreterinnen und -vertreter befragt. Fazit: Die meisten österreichischen Unternehmen halten an den klassischen Kernzeiten fest und gehen mit dem Thema Flexibilisierung konservativ um. Laut Erhebung sind flexible Arbeitsmodelle zwar heute grundsätzlich gängige Praxis, aber es gibt Defizite in der praktischen Umsetzung. Flexible Modelle gelten meist nur für bestimmte Personen. Klare Spielregeln werden selten festgelegt. Österreichische Unternehmen halten nach wie vor zum Großteil an Gleitzeit mit Kernzeit fest. 61% setzen bei mindestens der Hälfte ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dieses Modell, bei dem bestimmte Anwesenheitszeiten vorgegeben werden. Flexiblere Modelle wie Gleitzeit ohne Kernzeit oder Vertrauensarbeitszeit sind weitaus seltener. „Unternehmen haben beim Verzicht auf Kernzeiten oft noch Bedenken, da flexiblere Arbeitszeitmodelle nur als Vorteil für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesehen werden. Bei klaren Regelungen profitieren aber beide Seiten von der gesteigerten Flexibilität“, erklärt Barbara Kellner, Managerin bei Deloitte Österreich.

Neue Technologien bieten jedenfalls eine gute Basis für mobiles bzw. flexibles Arbeiten: Die Auswahl passender Apps und Tools ist riesig. Das geht von der Zeiterfassung über die zentrale Speicherung von Daten bis zur Verwaltung von Nutzerprofilen, von der firmeninternen Kommunikation über das Einscannen wichtiger Dokumente bis zur Navigation. Es gibt so gut wie keine Aufgabe im Büro, die nicht am Smartphone, am Tablet oder am Laptop zeit- und ortsunabhängig erledigt werden kann. Niemand braucht ins Büro zu hetzen, um das wichtige Meeting abzuhalten. Das kann einfach über eine Chat-App von unterwegs erledigt werden. Und die Ergebnisse des Brainstormings müssen nicht aufwändig zusammengeschrieben werden. Sie sind sofort über eine Online-Plattform einzusehen und zu bearbeiten. Im Gegensatz zu den üblichen Organisationstools können die mobilen Apps auch auf die Bedürfnisse des Einzelnen eingestellt werden: Für manche sind To-do-Listen unverzichtbar, andere brauchen eine genaue Zeitplanung. Jeder nutzt genau das, was für seine Arbeit Sinn macht.

Viele mobile Tools vereinen sich dann quasi zu einem persönlichen Assistenten: Wenn die wichtigsten Apps stets parat sind (und zwar am besten am Smartphone oder Tablet in einem Ordner organisiert), dann hat man sein mobiles Büro stets dabei. Das ist nicht nur äußerst bequem. Es unterstützt auch dabei, stets flexibel arbeiten zu können. Und es ist speziell für Kleinbetriebe ausgesprochen günstig. Am Schreibtisch können wir ja weiterhin arbeiten. Aber dank der digitalen Assistenten entscheiden wir selbst, wann und wie oft das geschieht.