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Architektur im Zeichen von Planen und Bauen 4.0

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Die wichtigsten Tipps gegen Frustration im Worklife

Wie sieht das neue Arbeiten in vielen Fällen tatsächlich in der Praxis aus? Was sind die wichtigsten Bausteine für ein effizientes Arbeiten 4.0?

Die Trends der modernen Arbeitsweise, die sogar schon in den konservativsten Unternehmen des Landes angekommen sind, bringen viele Veränderungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Überall wird unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät miteinander gearbeitet. Doch wie sieht das neue Arbeiten in vielen Fällen tatsächlich in der Praxis aus? Nehmen wir einmal das Beispiel Meeting/Workshop. Der eine Kollege kommt zu spät, weil das mit der Einwahl nicht auf Anhieb geklappt hat. Die Kollegin kann nicht folgen, weil die Netzqualität gerade schlecht ist und Aussetzer das Gesprochene zum ungewollten Rap stilisieren. Der Dritte ist im Auto unterwegs, per Mobiltelefon dabei und sieht die Präsentation nicht. Entweder sind die benötigten Unterlagen, Präsentationen, Protokolle oder der Schriftverkehr nicht griffbereit oder es fehlen Berechtigungen, darauf zuzugreifen. Nach minutenlangem Suchen auf SharePoint, Dropbox, iCloud, Netzlaufwerken, dem E-Mail-Postfach oder lokal am PC ist endlich das gewünschte Dokument gefunden.

Kaum kann das Meeting nach erheblicher Verzögerung endlich starten, müssen die Ersten schon zum nächsten Termin. Manchmal würde ein schnell auf ein Flipchart gemaltes Bild mehr als 1000 Worte sagen, aber mangels technischer Möglichkeiten muss es doch wortreich und langwierig verbal beschrieben werden. Schönes Arbeiten 4.0 … Natürlich gibt es viele Gründe, warum es so läuft, wie es läuft. Zum Teil liegt das an den Teilnehmerinnen und Teilnehmern selbst, und es gehören neue Benimmregeln definiert oder die alten angepasst. Einen Großteil des Frustes erzeugen aber auch die Applikationen selbst, die in vielen Unternehmen dem Trend hinterherhinken. Applikationen – wohlgemerkt: Mehrzahl – sind womöglich der Hauptlieferant des Frustes, weil ein System nicht mit dem anderen kann oder es zu teuer war, die Schnittstellen zu implementieren. Nun gut, die Schuldigen sind gefunden, aber wie geht es weiter? Die gute Nachricht: Viele Hersteller von Collaboration-Lösungen sind am Puls der Zeit, hören ihren Kundinnen und Kunden genau zu und bauen neue sowie bessere Lösungen. Meeting-Räume waren gestern, die neue Zusammenarbeit benötigt moderne Tools: digitale Flipcharts, Online-Videosysteme, Business Messaging usw. Die wichtigsten Bausteine, damit das Ganze funktioniert:

1. Flexibilität optimiert die Kosten

Nur das zahlen, was man auch wirklich verwendet. Nicht jeder braucht immer alle Funktionen, „pay what you need“ auf Monatsbasis gehört genauso zum guten Ton wie laufende Verbesserung und neue Features im Monatsrhythmus.

2. Einführung in die neue Arbeitswelt und ihre Möglichkeiten

Die Einführung von Collaboration-Lösungen in Unternehmen wird oft unterschätzt und gehört sorgfältig geplant. Hier gilt die Regel: je größer und je mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer, desto schwerer. Die Notwendigkeit, Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden bei diesem Change zu unterstützen, sollte aber bei genauerer Betrachtung die wenigsten wundern. Schließlich werden hier Unternehmensprozesse umgebaut und das hochgelobte „Das haben wir immer schon so gemacht“ gilt nicht mehr. Da muss das neue „So wird’s ab jetzt gemacht“ schon wirklich gut sein, damit einem die Neo-Kollaborateure nicht abspringen.

3. Sicherheit darf nicht zu kurz kommen

Auch auf die Sicherheit muss geachtet werden: Verschlüsselung, Datenhaltung im eigenen Land und jeder sieht nur das, was er auch sehen soll.

4. Unendlich viele Möglichkeiten

 
Cisco

VIDEO: Cisco Spark ist ein neues Collaboration Tool für Messaging, Meeting and Call.

Alle Stakeholder müssen berücksichtigt werden. Effiziente Collaboration kennt keine Grenzen! Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten verwenden eine Plattform für Telefon, Video, Meeting, Dateiaustausch und Ablage, bis hin zu Bots, die Koordination und Organisation selbstständig übernehmen.
Schaut man in die Collaboration-Portfolios namhafter Hersteller wie Cisco, Alcatel-Lucent Enterprise oder Microsoft, sieht man die rasante Entwicklung. Was teilweise auf mehrere Tools verteilt war, ist zusammengewachsen, die Lösungen sind erwachsen geworden und vereinen nun Audio, Video, Messaging sowie Dateiablage. Auf Wunsch können sie durch standardisierte Schnittstellen an unternehmenseigene Systeme, z.B. an das CRM, angebunden werden. So werden ganze Unternehmensprozesse vom Anfang bis zum Ende nahtlos begleitet. Sieht man sich den Bewerbungsprozess an, so kann mit diesen Collaboration-Lösungen der Schriftverkehr mit dem potenziellen Kandidaten, die Bewerbung via Videocall und das Aufnahmeritual mit all den notwendigen Verträgen nach dem Meeting abgedeckt werden.

Ich bin mir (fast) sicher: Ausgestattet mit den neuesten Tools startet die nächste Online-Collaboration-Session pünktlich mit allen Teilnehmern und jedes Dokument zum Thema liegt bereit. Schönes neues Arbeiten 4.1? Mit der richtigen Einführung, genügend Flexibilität und Sicherheit sind dem keine Grenzen gesetzt.

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