Die Digitalisierung kann so einfach sein

Eigentlich hätte Susanne Klepsch sofort einen Businesscoach gebraucht, als sie vor einigen Jahren wegen eines schweren Schicksalsschlags ohne Erfahrung, quasi direkt nach dem Studium, das Familienunternehmen und damit Verantwortung für ein Team von 120 Personen übernehmen musste. Im Endeffekt hatte sie aber erst nach fünf Wochen einen entsprechenden Berater gefunden und einen Termin vereinbart. Aus dieser Erfahrung heraus hat sich Meetfox entwickelt: ein digitales Tool, das die Interaktion zwischen Kunden und Dienstleister so nahtlos wie möglich machen soll. Mit zwei Klicks kann über die Website des Dienstleisters ein Termin vereinbart werden. Der Kunde bekommt nicht nur automatisch eine Terminbestätigung, sondern auch einen Link für die Videotelefonie im sicheren Umfeld. Außerdem können Unternehmen mit Meetfox direkt Bezahlungen entgegennehmen. "Ich wollte Dienstleistungen einfach zugänglicher machen, gleichzeitig aber auch den Dienstleistern eine Möglichkeit bieten, ihr Unternehmen zu optimieren und den administrativen Aufwand zu verringern", so Susanne Klepsch.

A1: Meetfox hat zahlreiche Kunden auch am amerikanischen Markt. Sie haben daher auch Einblicke in den US-Markt. Wie sehr unterscheiden sich der heimische und der amerikanische Mittelstand bei der Digitalisierung?

Susanne Klepsch: Vor der Coronapandemie war die Digitalisierung im amerikanischen Mittelstand viel stärker ausgeprägt als im österreichischen. Vor etwa zwei Jahren, als wir mit unserer Lösung gestartet sind, hieß es hierzulande oft: Unsere Kunden wollen uns anrufen, um Termine zu vereinbaren. Die COVID-Krise brachte aber einen Wandel bei zahlreichen KMU, die Digitalisierung ist nun auch in Österreich viel weiter vorangeschritten. Selbst wenn die Digitalisierung eine kurzfristige Investition von Zeit und Geld bedeutet – die Unternehmen merken, dass sich diese sehr schnell rechnet. Heimische KMU sind nun viel aufgeschlossener gegenüber der Digitalisierung.

A1: In welchen Bereichen kann der Mittelstand bei der Digitalisierung noch besser werden?

In einem Großteil der Unternehmen gibt es noch viel zu wenig Bewusstsein für konkrete Maßnahmen der Digitalisierung. Vereinfacht ausgedrückt: Es gibt nun einmal keinen Katalog mit allen Digitalisierungsmaßnahmen für KMU. Die Unternehmen müssen sich somit selbst überlegen: Wie kann man durch Technologie Prozesse erleichtern? Wie kann man durch Digitalisierung die Kundenerfahrung verbessern? Vielen fehlt dafür nicht nur das Wissen darüber, was bereits möglich ist, sondern auch die Zeit.

A1: Ist nicht auch der IT-Fachkräftemangel ein Hindernis bei der Digitalisierung in österreichischen Unternehmen?

In den Köpfen der heimischen Mittelständler ist noch stark verankert, dass Digitalisierung schwierig ist. Sie braucht angeblich viel IT-Know-how, lange Implementierungsphasen und ist mit Risiko verbunden. Unsere Lösung hingegen kann jeder aufsetzen, ohne Unterstützung der IT-Abteilung. Es dauert lediglich fünf Minuten, das Tool auf der Website des eigenen Unternehmens zu integrieren. Viele denken gar nicht daran, dass die Digitalisierung so einfach sein kann. Es ist noch eine zu große Hemmschwelle in den Unternehmen vorhanden. KMU sehen oft einen riesigen Aufwand hinter der Digitalisierung – und probieren sie deshalb nicht einmal. In Amerika gibt es einen anderen Ansatz: Unternehmen testen leichter und schneller neue Lösungen aus. Das zeigen auch die Zahlen unserer Website. Bei US-Kunden ist die Conversionrate bei der Registrierung, um Meetfox ausprobieren zu können, viel höher. In Österreich braucht man mehr Überzeugungskraft.

A1: Welche grundlegenden Tipps würden Sie KMU, die das Thema Digitalisierung im Betrieb forcieren wollen, mitgeben?

KMU sollten sich Vorbilder nehmen. Das heißt, sich anzusehen, welche Unternehmen in der Branche bei der Digitalisierung schon sehr erfolgreich sind. Welche Lösungen bieten sie ihren Kunden bereits an? Vieles sieht man heutzutage schon sehr transparent auf deren Website. Und wenn man als Kunde eine Anfrage schickt, sieht man, wie die entsprechenden Prozesse ablaufen. Ein weiterer Punkt ist: In Österreich gibt es zahlreiche Stellen – angefangen von der WKO bis zum Austria Wirtschaftsservice –, die einem Unterstützung bei der Digitalisierung anbieten. Durch eine entsprechende Beratung können KMU sehr gute Anhaltspunkte erhalten, welche Möglichkeiten die Digitalisierung dem eigenen Unternehmen bietet. Auch wir haben bereits mit einigen Unternehmen einfach eine Ist-Analyse gemacht: Wie schauen die Prozesse im Moment aus? Welche Arbeitsabläufe wiederholen sich? Die Strategie in unserem eigenen Unternehmen lautet: Wenn wir etwas fünf Mal manuell machen müssen, automatisieren wir es. Diese sich wiederholenden manuellen Prozesse sollten KMU auch als Erstes bei der Digitalisierung angehen.