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Shared Responsibility ist ein Gebot der Stunde – gerade bei Lösungen, die wir heute täglich verwenden.
Die Cloud! Ohne sie gibt es keine digitale Zukunft, kein hochflexibles und sicheres Arbeiten, keinen Schutz für Innovationen und vieles mehr. Cloud-Lösungen sind in hohem Maße standardisiert, bieten aber dank ihrer maßgeschneiderten Adaptionsmöglichkeiten die Chance, auf die Anforderungen eines Unternehmens einzugehen. Freilich nur dann, wenn der Partner über entsprechendes Know-how verfügt. A1 bietet mit seinen Managed Cloud Services auch einen umfassenden Service von Analyse & Consulting bis hin zum dauerhaften Betrieb von Microsoft 365. Was gerne übersehen wird: Die vielen Vorteile, die aus der Nutzung von Software-as-a-Service-Produkten wie Microsoft 365 resultieren, erfordern auch ein gewisses Maß an Eigenverantwortung.
Shared Responsibility im Fokus
Denn die Definition und Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien und das konsequente Sicherstellen der Einhaltung dieser Richtlinien verbleiben in der Verantwortung des Users bzw. des Unternehmens, das diese Software einsetzt. Man spricht hier von „Shared Responsibility“. Anders gesagt: Wer große Macht über Daten und Anwendungen erhält, übernimmt damit auch große Verantwortung. Gerade deshalb ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter ein ganz entscheidender Faktor. In der Microsoft-365-Welt gibt es einige Fallstricke, die man auf den ersten Blick nicht erkennt und die auch vielen Anwendern nicht bekannt sind. Die A1 Experten weisen auf gängige Fallen hin:
1. Gefahrenquelle 1: Dropbox, Google Drive etc
Werden die Standardeinstellungen von Office 365 verwendet und können Mitarbeiter Unternehmensdaten auf private Anwendungen wie Dropbox oder Google Drive laden? Oder vielleicht sogar per Twitter teilen? Hier liegt ein enormes Gefahrenpotenzial! Denn wer möchte schon vorläufige Quartalsergebnisse oder Zwischenberichte zu neuen Forschungsarbeiten in den sozialen Netzwerken finden?
2. Gefahrenquelle 2: Unbewusstes Löschen von Daten
Die vielen Funktionalitäten von MS 365 überzeugen immer mehr Unternehmen – doch sie bergen auch Gefahren.
Die Wirtschaft lebt von der Veränderung. Das betrifft auch die Personalsituation. Aufgrund der Standardeinstellungen von Office 365 besteht die Gefahr, dass Unternehmensdaten oder automatisierte Prozesse gelöscht werden, wenn der Nutzer, mit dem diese Daten verknüpft sind, das Unternehmen verlässt. Dann können beispielsweise Forschungsdaten für immer verloren sein.
3. Gefahrenquelle 3: Zu schwache Sicherheitsmauern
In den Standardeinstellungen ist es in Office 365 möglich, ohne weitere Sicherheitseinschränkungen schlecht gesicherte Gateways zwischen Cloud und On-Premise oder Cloud und Heimnetzwerken zu errichten. Die fatalen Konsequenzen: Datenleaks, Hackerangriffe und Datenschutzvergehen.
4. Gefahrenquelle 4: Phishing & Co.
Shared Responsibility ist ein Gebot der Stunde – gerade bei Lösungen, die wir heute täglich verwenden.Die Attacken auf Unternehmen werden immer dreister. Manchmal werden dazu auch täuschend echte Microsoft-Oberflächen verwendet. Phishing-Mails sind eine besonders häufige Gefahrenquelle. Doch man kann sie ausschalten, indem man in Outlook die „Check-Sender“-Funktion aktiviert und damit das Senderfeld sichtbar macht. So lassen sich bösartige Mails erkennen.
Die vier Tipps sind nur ein kleiner Auszug dessen, womit sich die A1 Experten in der Beratung und im Betrieb von Microsoft Office 365 täglich auseinandersetzen. Genau deshalb ist ihr Wissen heute so wertvoll.
