Papierloser Datenaustausch: Mehr Nachhaltigkeit mit EDI

Jede Österreicherin, jeder Österreicher verbraucht im Schnitt etwas mehr als 4 kg Papier pro Woche, pro Jahr summiert sich das für eine Person laut Statistik auf 223 Kilogramm Papier. Auch wenn Papier aus nachwachsenden Rohstoffen – also Holz – hergestellt wird: Die Papierproduktion hat in Österreich unter den Industriesektoren einen der höchsten Endenergieverbräuchen. Sie ist zusätzlich recht wasserintensiv. Pro Kilogramm Papier fallen etwa 10 Liter Abwasser an. Überraschend ist, dass trotz der Digitalisierung unser Papierverbrauch seit 1990 um 40 Prozent gewachsen ist. Das Potenzial bei der Einsparung unnötigen Papierkonsums ist noch sehr hoch – vor allem im Businessalltag. Der Weg zum papierlosen Büro ist somit noch ziemlich weit. Ein Schritt dorthin: EDI (Electronic Data Interchange), der automatisierte und sichere Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten. Bestellungen, Lieferscheine, Avisos oder Mahnungen: Die Dokumente und Daten werden effizient und DSGVO-konform verarbeitet sowie sekundenschnell auf dem dafür vereinbarten Übertragungsweg versendet.

Nachhaltigkeit als Unternehmensziel

Nachhaltigkeit ist vom Nebenschauplatz zu einem Unternehmensziel geworden. Der Handlungsdruck auf Unternehmen steigt von mehreren Seiten: Kunden und Investoren fordern überprüfbare Nachhaltigkeit. Darauf nicht einzugehen, stellt ein geschäftliches Risiko dar. ESG-Kriterien rücken immer mehr in den Fokus, denn nachhaltige Unternehmensstrategien umfassen stets auch soziale Aspekte (Social) und verantwortungsvolle Unternehmensführung (Governance). Eine wichtige Säule dabei bleibt jedoch der Umweltschutz sowie der sinnvolle Umgang mit Ressourcen (Environmental). Und dieser impliziert auch den papierlosen, digitalen Datenaustausch – also EDI.

Eine echte Digitalisierungslösung

Einfach eine PDF-Datei zu verschicken, wie es so manche KMU etwa bei der Rechnungslegung praktizieren, ist dabei jedoch nicht ausreichend. PDF-Dateien sind unstrukturierte Rechnungsformate, die nicht ohne weitere manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können. Für eine dauerhafte papierlose Geschäftskommunikation ist eine echte Digitalisierungslösung notwendig. EDI bedeutet wesentlich mehr, als Dokumente einfach nur elektronisch zu übermitteln. Dahinter steckt ein smartes System für einen sicheren Datenaustausch, das für eine automatisierte Geschäftskommunikation sorgt.

Die drei wichtigsten Vorteile von EDI

• Die Daten gelangen DSGVO-konform direkt vom ERP System des Unternehmens in das des Geschäftspartners.
• Die Datenqualität steigt, es ist keine menschliche Interaktion mehr notwendig. Das heißt, es gibt keine Eingabefehler oder Erfassungsprobleme, dadurch sinken auch die Kosten.
• Mit EDI kommt es zu keinem Medienbruch. Die Daten bleiben auf der elektronischen Spur - das beschleunigt den Prozess.

Wo EDI von A1 ins Spiel kommt

A1 hat seit über 20 Jahren Erfahrung mit EDI und in dieser Zeit auch ein eigenes System entwickelt, weil es damit einfacher ist, auf individuelle Kundenwünsche einzugehen, anstatt lediglich Standardformate und -protokolle abzudecken. EDI von A1 übernimmt nicht nur den Transport der Dokumente. Diese werden zuvor überprüft, ob sie korrekt und valide sind. Außerdem erfolgt die Konvertierung in das gewählte Zielformat. Denn die verschiedenen Erfassung- oder Buchungssysteme haben unterschiedliche Ideen, wie eine Rechnung auszusehen hat, wie die Felder heißen, wie die Formate sind - und genau hier, bei der Übersetzung zwischen den zwei Systemen, kommt EDI von A1 ins Spiel. Das System ermöglicht auch kleineren Unternehmen, ohne direkte ERP-Anbindung, an dem Prozess teilzunehmen und Daten ganz einfach via Webformular einzupflegen oder abzurufen.