Steuerregelungen und Pauschalen für Homeoffice

Wer von zu Hause aus arbeitet, hat höhere Kosten für Strom, Heizung, Internet und Ähnliches. Manchmal ist es auch notwendig, einen Laptop oder Büromöbel anzuschaffen. Diese Kosten waren bislang nur beschränkt steuerlich erleichtert. Ein Beispiel: Stellte ein Unternehmen die Ausstattung wie Computer zur Verfügung, konnte dies steuerfrei geschehen. Zahlte es hingegen dafür einen Kostenersatz aus, war dieser bislang steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Auch der Arbeitnehmer konnte Homeoffice-Kosten nur sehr eingeschränkt bei der Arbeitnehmerveranlagung (ANV) geltend machen, entscheidend war die sogenannte „Arbeitszimmer-Regelung“, also ob ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorhanden ist oder nicht. Im Zuge eines allgemeinen Homeoffice-Gesetzes sollen auch neue steuerliche Regelungen beschlossen werden. Was derzeit geplant ist.

Die neue Homeoffice-Pauschale

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber sämtliche notwendigen digitalen Arbeitsmittel fürs Homeoffice zur Verfügung zu stellen (siehe Blog-Artikel "Rechte im Homeoffice: Was darf der Chef?"). Es kann aber auch vereinbart werden, dass für die Nutzung von privaten Arbeitsmitteln (Laptop, Smartphone, Datenverbindung etc.) dem Arbeitnehmer ein angemessener Kostenersatz ausbezahlt wird. Hier sind nun (verpflichtende wie auch freiwillige) Zahlungen an 100 Tagen in der Höhe von bis zu 3 Euro pro Tag steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Höchstbetrag für die abgabenfreie Homeoffice-Pauschale beträgt somit 300 Euro im Jahr. Diese Regelung sollte laut Österreichischem Gewerkschaftsbund auch ein Anreiz sein, künftig vermehrt pauschale Aufwandsersätze in Betrieben zu vereinbaren. Bestehende Regelungen wie die Pendlerpauschale oder die Absetzbarkeit der digitalen Arbeitsmittel (soweit sie die Homeoffice-Pauschale übersteigen) bleiben unverändert.

Ein Fallbeispiel für die Homeoffice-Pauschale

Falls die Pauschale nicht ausgeschöpft wird, soll der Arbeitnehmer die Differenz bis zum Höchstbetrag selbst als Werbungskosten geltend machen können. Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitet an 42 Tagen ausschließlich im Homeoffice. Dafür erhält er von seinem Arbeitgeber zwei Euro steuerfrei pro Tag, in Summe somit 84 Euro als Homeoffice-Pauschale. Der höchstmögliche abgabefreie Betrag wären jedoch 126 Euro (42 Tage x 3 Euro). Die Differenz von 42 Euro (126 Euro Höchstbetrag - 84 Euro Auszahlung) kann vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Was für den Arbeitnehmer ebenfalls neu ist

Er kann Kosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar bis zu einem Betrag von 300 Euro pro Jahr als Werbungskosten steuerlich absetzen. Wird an mindestens 26 Tagen im Homeoffice gearbeitet, gilt dies auch, wenn kein eigenes Arbeitszimmer vorhanden ist. Anschaffungen aus 2020 können innerhalb des 300-Euro-Rahmens für 2021 abgesetzt werden. Außerdem gilt: Kosten über 300 Euro können bis 2023 aufgeteilt und abgesetzt werden.

Was gilt als Homeoffice-Tag?

• Als Homeoffice-Tage werden nur jene Tage gewertet, an denen ausschließlich in der Wohnung gearbeitet wird. Arbeitet man einen halben Tag zu Hause und ist den Rest des Arbeitstages im Büro oder auf Dienstreise, gilt das nicht als Homeoffice-Tag.
• Der Arbeitgeber hat zu erfassen, an welchen Tagen seine Mitarbeiter im Homeoffice tätig sind. Die Höhe der steuerfrei ausbezahlten Homeoffice-Pauschale ist am Lohnzettel (L16) zu erfassen.

Für welchen Zeitraum gelten die neuen steuerlichen Regelungen?

Die neuen Regelungen treten rückwirkend am 1. Jänner 2021 in Kraft. In einem ersten Schritt gelten sie für die Jahre 2021 bis 2023. Danach werden sie evaluiert. Das Finanzministerium geht davon aus, dass die steuerliche Besserstellung von Homeoffice 150 Millionen Euro im Jahr kosten wird.

Hinweis: Steuerfragen sind sehr komplex, hier wurden nur die Eckpunkte der Regelungen zusammengefasst. Ausführliche Informationen zu den neuen Regelungen stellt das Finanzministerium bereit.