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Ob Firmenfeiern, Teamevents oder Workshops: Durch Online-Tools werden die Planungsprozesse für Termine mit vielen Teilnehmern effektiv verkürzt. Lernen Sie hier diese nützlichen Tools kennen.
Wer schon einmal versucht hat, Termine mit mehreren Personen zu koordinieren, weiß, wie viele E-Mails oder Anrufe das kosten kann. Die Einsatzmöglichkeiten sind fast unbegrenzt. Online-Terminplaner kommen auch im Gesundheitswesen (z.B. Ärzte, Optiker), im Beauty- und Wellnessbereich (z.B. Masseure, Nagelstudios), in der Automobilindustrie (z.B. Reifenhändler, Fahrschulen), im Sport (z.B. das Reservieren/Buchen von Tennis- oder Hallenfußballplätzen), bei Firmen (z.B. Workshops, Seminare) oder auch auf Gemeindeebene (z.B. Standes- oder Gesundheitsämter) zum Einsatz.
Sie helfen dabei, effizient Termine zu koordinieren, den Planungsprozess zu verkürzen und Ressourcen zu sparen.
ei der Auswahl des richtigen Online-Terminplanungssystems sind die (technische) Infrastruktur des Unternehmens sowie der jeweilige Anwendungsbereich, wie man an einem Beispiel der Kfz-Branche sehen kann, essenziell. Nichtsdestotrotz gibt es gewisse Grundbedürfnisse, die von Online-Terminvereinbarungstools für einen reibungslosen Ablauf erfüllt werden müssen.
Dazu zählen:
• Zeitersparnis durch weniger Telefonate
• Geringere Terminausfälle
• Terminplanung jederzeit möglich
• Simple Bedienung des Tools
• Keine eigene Website notwendig
Die wichtigsten Planungshelfer derzeit:
Doodle
Das bekannteste unter diesen Hilfsmitteln, welches im Unternehmensbereich Anwendung findet, ist Doodle. Vor über zehn Jahren als kleines Tool für private Verabredungen gestartet, nutzen heutzutage mehr als 20 Millionen Nutzer monatlich das Tool.
Mit Doodle können Mitarbeiter mit wenigen Klicks eine Terminumfrage erstellen und diese mit anderen Personen teilen. Haben sich alle Teilnehmer eingetragen, wählt der Verfasser das beste Datum aus und bestätigt die finale Option. Durch eine sogenannte Deadline-Funktion wird sichergestellt, dass sich die an der Umfrage teilnehmenden Personen nicht unbegrenzt Zeit lassen. Das Tool lässt sich problemlos mit vielen weiteren Kalenderanbietern verknüpfen. Dadurch wird sichergestellt, dass es zu keinen Terminkonflikten kommt.
Neben dem kostenfreien Basiszugang (ohne Registrierung) gibt es bei Doodle auch die Möglichkeit, auf einen kostenpflichtigen Premium-Account umzusteigen. Dieser berechtigt Unternehmen dazu, ein eigenes Firmenbranding zu verwenden. Darüber hinaus wird Werbefreiheit garantiert. Um der stetig steigenden mobilen Nutzung gerecht zu werden, bietet die Online-Terminplanung neben der Desktop-Version auch eine App an.
Der Button
Terminvereinbarung für jeden leicht gemacht.
Eine etwas größere All-in-one-Software-Lösung, die alle Prozesse von der Terminvereinbarung über Meetings bis hin zur Rechnungslegung vereinfacht, ist Der Button. Mit dem Tool wird die tägliche Administration automatisiert und es besteht die Möglichkeit, Termine mit dem Google- und Outlook-Kalender zu synchronisieren.
Kundentermine können über Audio, Video und Textchats abgehalten werden.
Der Button eignet sich vor allem für Einzelunternehmer (z.B. Anwälte, Steuerberater, Ärzte, Unternehmensberater usw.), die Erstgespräche mit ihren potenziellen Kunden per Videocall führen, und ist ab 7,90 Euro monatlich erhältlich.
LamaPoll
Mit LamaPoll können datenschutzkonforme Umfragen und Fragebögen erstellt, ausgewertet und versandt werden. Das Tool richtet sich vorrangig an Unternehmen. LamaPoll enthält eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen. So können beispielsweise grafische Auswertungen sowie an das Firmenbranding angepasste Umfragen erstellt werden.
LamaPoll steht einerseits als eingeschränkte kostenlose Version sowie mit unterschiedlichen kostenpflichtigen Modellen zur Verfügung.
Timify
Timify hat es sich – ähnlich wie die drei bereits zuvor erwähnten Tools – zum Ziel gesetzt, die Terminbuchung schnell und einfach zu machen. Wie bei LamaPoll gibt es auch bei Timify eine kostenlose Classic-Version sowie eine Premium-Variante mit erweiterten Features. Hierzu zählt beispielsweise die Möglichkeit, Ressourcen wie Mitarbeiter, Räumlichkeiten und Ausrüstungen oder aber auch Zahlungen zu verwalten.
Jede Branche hat andere Bedürfnisse, Herausforderungen und somit auch Erwartungshaltungen an ein entsprechendes Tool. Aus diesem Grund sollte man sich bei der Auswahl genug Zeit nehmen, um für die Abteilung bzw. Branche, bei der ein Online- Terminplanungstool zum Einsatz kommen soll, eine optimale Entscheidung treffen zu können.
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