Wie Video die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern kann

Viele, die im Geschäftsalltag öfter an Projektabstimmungsmeetings mittels Telefonkonferenz teilnehmen, kennen derartige Situationen vermutlich nur zu gut: Jemand stellt eine Frage an die Runde, und es folgen zunächst einmal einige Sekunden betretenes Schweigen. Dadurch, dass man sich in der Telefonkonferenz nur hört und nicht sieht, kann das Schweigen viele Gründe haben und ist deshalb nicht sofort aufzuklären. Der Fragesteller oder die Fragestellerin weiß in diesem Moment nicht, warum niemand antwortet. Mögliche Gründe dafür sind etwa, dass die anderen Teilnehmenden noch über die Frage nachdenken oder aber auch nicht genau wissen, welcher oder welche der Teilnehmenden mit der Frage angesprochen wurde und von wem folglich eigentlich eine Antwort erwartet wird. Des Weiteren kann es sein, dass die Teilnehmenden mit stummgeschaltetem Mikrofon schon antworten, aber nicht wissen, dass sie wegen der Stummschaltung gar nicht gehört werden. Ebenfalls möglich ist, dass die anderen Teilnehmenden zwar in die Telefonkonferenz eingeloggt sind, aber nebenbei teilweise an etwas völlig anderem arbeiten und der Konferenz gar nicht aktiv folgen.

Bekommt der Fragesteller oder die Fragestellerin dann schließlich eine Antwort und hört diese nur, hat er oder sie keine Möglichkeit, an der Mimik und Gestik die nonverbale Kommunikation der Teilnehmenden wahrzunehmen. Hier besteht also ganz offensichtlich noch einiges an Optimierungspotenzial, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in solchen Telefonkonferenzen zu verbessern.

Im privaten Bereich verwenden wir Videokommunikation bereits seit vielen Jahren, um mit unseren Verwandten, Freundinnen und Freunden zum Teil über große Distanzen zu kommunizieren, fast so, als ob man am selben Ort wäre. Wir machen das, weil uns die nonverbale Kommunikation im privaten Bereich besonders wichtig ist, um anhand von Mimik und Gestik Emotionen zu erkennen und deuten zu können.

Videokommunikation verbessert also die Kommunikation im privaten Bereich. Was spricht nun dagegen, Videokommunikation auch verstärkt im beruflichen Alltag zu verwenden, um dort von genau den gleichen Vorteilen nonverbaler Kommunikation zu profitieren wie im privaten Bereich?

Schließlich ließe sich durch Video auch dort die Kommunikation deutlich verbessern und rein durch die Tonverbindung bedingte Missverständnisse ließen sich vermeiden. Nehmen wir nur einmal die Situation unseres Eingangsbeispiels her. Wenn in einer Videokonferenz eine Frage gestellt wird, dann kann auf diese zwar auch ein Schweigen folgen, jedoch erkennt der Fragesteller oder die Fragestellerin (natürlich abhängig von der Qualität der verwendeten Videolösung) anhand der nonverbalen Kommunikation der Teilnehmenden sofort deren Reaktionen – ganz nach dem berühmten Zitat von Paul Watzlawick, dass man „nicht nicht kommunizieren kann“.

Denken die Teilnehmenden noch über die Frage nach, dann sieht das der Fragesteller oder die Fragestellerin. Antwortet bereits ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin, ist jedoch noch stummgeschaltet – ohne das selbst zu merken –, dann sehen das die anderen Teilnehmenden und können darauf hinweisen oder die Stummschaltung aufheben. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden kann durch eine Videokonferenz ebenfalls verbessert werden, da eine aufrechte Videoverbindung verhindert, dass die Teilnehmenden während der Konferenz etwas völlig anderes tun bzw. würde man es wie in persönlichen Besprechungen merken, sobald sich jemand nicht aktiv an der Konferenz beteiligt bzw. dieser nicht aufmerksam folgt.

Anhand dieser Beispiele sehen Sie, wie Video die Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich effizienter gestaltet und dabei hilft, Missverständnisse, bedingt durch reine Telefonkonferenzen, zu vermeiden. Ich persönlich setze Videokommunikation bereits seit vielen Jahren bei Projekt- und Teammeetings ein, um durch die nonverbalen Reaktionen meiner Kolleginnen und Kollegen die Kommunikation und Zusammenarbeit effizienter und produktiver zu gestalten.

Zudem können mittels Video auch standortübergreifende Besprechungen einfach abgehalten werden, fast so, als ob man sich am gleichen Ort befände, was optimierte Kommunikation auch über große Distanzen ermöglicht und gleichzeitig Reisezeit und -kosten reduziert.

Außerdem ist die Teilnahme an Videokonferenzen heutzutage auch von unterwegs mittels Smartphone, Tablet oder Laptop möglich, sodass sogar Reisezeit ebenso produktiv für Videokonferenzen genutzt werden kann.

Neben unternehmensinterner Kommunikation gibt es jedoch auch viele Anwendungsfälle, bei denen die Wahrnehmung nonverbaler Reaktionen von unternehmensexternen Teilnehmenden einen deutlichen Mehrwert bietet, wie etwa Kundenberatungsgespräche, Vertragsverhandlungen, Partnerworkshops, Vorstellungsgespräche etc. Durch moderne Videokonferenzlösungen ist die Einbindung unternehmensexterner Teilnehmender heutzutage ganz einfach möglich, unabhängig davon, welches Gerät oder System verwendet wird.

War in der Vergangenheit in manchen Fällen die Bildqualität der Videokameras sowie der Internet-Verbindung noch ein Problem, sorgen mittlerweile moderne, hochauflösende Videoendgeräte sowie hohe Internet-Bandbreiten für eine immer bessere Qualität der Videokommunikation. Auch hohe Investitionskosten in Videoequipment und Lizenzen gehören der Vergangenheit an, da diese mittlerweile auch durch bedarfsorientierte Bereitstellungsmodelle – wie etwa bei A1 Professional Conferencing – flexibel angemietet werden können. Dadurch ist es möglich, modernste Videolösungen zu nutzen und dabei die Investitionskosten sowie die Kapitalbindung zu minimieren.