5 Tipps für die effiziente Videokonferenz-Lösung

Im privaten Bereich hat sich Videotelefonie per FaceTime, WhatsApp und Co. längst etabliert. Damit sinkt die Scheu, Videomeetings auch im professionellen Umfeld anzuwenden. Besonders der selbstbewussten Generation Z (die jetzt ins Berufsleben einsteigt) erschließt sich Video als Format automatisch. Schließlich ist sie ja in der digitalen Welt aufgewachsen und nutzt digitale Tools nicht nur selbstverständlich, sondern auch intuitiv. Sie arbeitet gerne im Team. Von einem Unternehmen erwartet sie einfach, dass entsprechende Kommunikationstools selbstverständlich bereitstehen.

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• Aus Kollegen wird ein Team mit Cisco Webex Teams.
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Der Mehrwert der Videokonferenz
Smarte Videokonferenz-Lösungen haben den Anspruch, sich nahtlos in den Arbeitsalltag ihrer Anwender einzufügen. Sie müssen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit bieten. Ein Versuch des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zeigt: Die Vorteile der Arbeit über eine integrierte Video-Plattform gegenüber Telefon und E-Mail liegen in der Qualität und im Prozess sowie in der Zufriedenheit mit dem Ergebnis. In der Videokonferenz gab es deutlich weniger Missverständnisse zwischen den Teammitgliedern. Die Arbeitssitzungen und Abstimmungen verliefen effizienter und harmonischer. Das Teamgefühl war stärker. Etwa 70% der Teilnehmer hatten den Eindruck, dass ihre Ideen stärker berücksichtigt wurden. Auch die Identifikation mit dem Arbeitsergebnis insgesamt war somit stärker.

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Doch was muss dieser digitale Treffpunkt der Kommunikation, eine integrierte Videokonferenz-Lösung wie Circuit Meeting Room von Unify, nun tatsächlich können, damit Zusammenarbeit genauso echt und leicht funktioniert wie im realen Leben? Forbes Insight hat im Rahmen eines Reports mehr als 300 Führungskräfte von Unternehmen aus der ganzen Welt befragt. Diese fünf Faktoren haben sie für Videokonferenz-Lösungen besonders priorisiert:

1. Zuverlässigkeit und hohe Qualität

Für 40% der Befragten zählen diese Faktoren zu den wichtigsten Kaufentscheidungen. Als eine hohe Qualität wird vor allem gesehen, wenn der User sich nicht um das Medium kümmern muss, sondern sich auf die zu erledigende Aufgabe fokussieren kann.

2. Sicherheit als Schlüsselfaktor

Als nahezu ebenso wichtig wie Zuverlässigkeit und hohe Qualität wird das Thema Sicherheit eingestuft. Die zu berücksichtigenden Schlüsselfaktoren sind laut Report das Anmeldeverfahren, Integrität und Verschlüsselung. Zu beachten sind auch Features des Sicherheitsmanagements, wie etwa der rollenbasierende Zugang.

3. Effektiv durch Benutzerfreundlichkeit

Technologie erweist sich leider oft als zu komplex und aufwendig, manchmal auch als zu speziell. Die zunehmend spontane Nutzung von Räumen verlangt jedoch vor allem Flexibilität. Nicht immer haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in einen eigenen Videokonferenzraum zu gehen. Die effektivsten Lösungen sind in der Lage, einfach eine Kombination von Konferenzraum, Laptops und Smartphones zu verbinden. Auch externe Anwender sollen gegebenenfalls teilnehmen können. Die User können die Videokonferenz einfach aus dem Browser oder von einer mobilen App aus einberufen, öffnen und abhalten. Benutzerfreundliche Lösungen bieten zudem Funktionen wie Screen Sharing, Präsentieren und Chat während des Videomeetings. Ein schneller Zugriff auf relevante Gesprächsinhalte verbessert zudem die Kommunikationsabläufe und erlaubt effizientere Meetings.

4. Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Eine qualitative und sichere Videokonferenz-Lösung sollte mit anderen Collaboration-, Messenger- und Chat-Tools sowie den bestehenden Security Frameworks des Unternehmens zusammenarbeiten können. Circuit Meeting Room von Unify beispielsweise verbindet Circuit als Cloud Service. Bei einem vollständig in Circuit integrierten Gerät müssen sich Unternehmen keine Gedanken mehr über manuelle Updates machen. Durch Sicherheit als Software-as-a-Service wird höchster Datenschutz gewährleistet.

5. Die Kosten im Blick

Ein Blick sagt mehr als tausend Worte: Eine hochauflösende Videotelefonie erleichtert die Kommunikation über große Entfernungen – und reduziert die Reisekosten. Besprechungen von Angesicht zu Angesicht sind standortübergreifend auch ohne physische Anwesenheit möglich.

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