1) Vertrauen virtuell aufbauen und pflegen
Vertrauen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jegliche Art von Teamarbeit. Bei virtuellen Teams gilt dies besonders, denn deren Mitglieder sind überwiegend auf sich selbst gestellt. Vertrauen entsteht vor allem aus der Kommunikation. Fehlende oder halbherzige Kommunikation lässt die Alarmglocken der Remote-Mitarbeiter läuten. Es ist für das Team hilfreich, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen, den derzeitigen Arbeitsstand und den weiteren Verlauf zu besprechen. Mitarbeiter wollen mitgenommen werden, sie wollen wissen, was ansteht. Das fördert das allgemeine Verständnis und das Vertrauen ineinander.
Zügig auf E-Mails antworten, schnell zurückrufen, sich an Absprachen halten - auch solche Verbindlichkeiten bauen Vertrauen auf, „task-based trust“ genannt. Dieses kooperative, zuverlässige Miteinander spielt eine noch größere Rolle, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
2) Media Richness bewusst einsetzen
Digitale Kommunikationstools werden nach ihrer „Media Richness“, also ihrer Reichhaltigkeit, unterschieden. E-Mails oder Messaging-Dienste zählen zu den wenig reichhaltigen Medien und übermitteln nur rein informative Inhalte. Videokonferenz-Tools hingegen vermitteln auch emotionale und relationale Botschaften. Hier empfängt der Kommunikationspartner nicht nur Sachinhalte, sondern auch die Mimik und Gestik des anderen - und damit persönliche Informationen. Dieser direkte Austausch kann Vertrauen aufbauen. Dabei sollte auch Zeit für Informelles bleiben. Es ist vor allem die Aufgabe von Führungskräften, die menschliche Seite bei Remote-Teams zu fördern, beispielsweise durch ein Warm-up bei Meetings oder einen Open Friday im virtuellen Raum.
3) Collaboration-Tools passend wählen
Virtuell zusammenarbeitende Teams können manchmal sogar effektiver sein als jene, die sich an einem Standort versammeln. Entscheidend ist unter anderem, dass die Mitarbeiter während der Arbeit mit den richtigen Werkzeugen zur Kommunikation ausgestattet und gut vernetzt sind. Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT zeigt, dass für die Zufriedenheit im Homeoffice die reibungslose Kommunikation äußerst wichtig ist. Am Markt existiert eine enorme Vielfalt an Collaboration-Tools. Zu viele verschiedene technische Medien erschweren jedoch die Kommunikation. Videokonferenz, Chat, Terminplanung, Dokumente direkt abrufen, mit den richtigen Personen teilen: Am A1 Marketplace gibt es mit Microsoft Teams – das Teil von Office 365 ist – eine Cloud-basierte All-in-one-Lösung für virtuelle Teams.
4) Höhere Motivation im Homeoffice
Die richtige Technik ist jedoch nicht alles. Wie steht es um die Motivation im Homeoffice? Mitte März, am Beginn der Corona-Pandemie in Österreich, waren 80 Prozent der Unternehmen laut Mercer-Umfrage besorgt, dass diese unter der virtuellen Arbeit leiden wird. Banal gefragt: Verleitet das Arbeiten in den eigenen vier Wänden nicht eher zum Müßiggang? Experten gehen jedoch davon aus, dass Homeoffice im Durchschnitt zu einer Erhöhung der Arbeitsbereitschaft beiträgt. Als ein Grund dafür wird eine verbesserte intrinsische Motivation der Mitarbeiter aufgrund der gewährten Autonomie gesehen. Martin Risak, Professor für Arbeitsrecht an der Uni Wien, meint im Interview mit Ö3 hingegen: „Zu Hause ist man schon fast verdammt, effektiv und effizient zu arbeiten, weil man danach etwas vorweisen muss, weil der Arbeitgeber den Arbeitsprozess ja nicht gesehen hat.“ Dies fällt eher in die Kategorie extrinsische Motivation.
