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5 Vorteile von Videokonferenzen: Information trifft auf Emotion

New Work ist nicht mehr bloß ein Schlagwort. Auf die Frage, wie und wo wir arbeiten, gab die Corona-Pandemie oft die Antwort vor: im Homeoffice. Dabei hat sich gezeigt, dass in Videokonferenzen mehr Potenzial steckt, als viele bisher angenommen haben.

Der Wandel in der Arbeitswelt, der normalerweise Jahre gebraucht hätte, fand im Zeitraffer statt. Wie haben Mitarbeiter diese Situation erlebt? Laut einer Studie des Fraunhofer FIT sind 80 Prozent der Befragten zufrieden mit dem Homeoffice. Dabei werden technische und arbeitsorganisatorische Faktoren als einflussreicher für eine produktive Arbeit im Homeoffice betrachtet als menschliche Faktoren, wie etwa der spontane Austausch unter Kollegen. Ein wichtiger Faktor im Teamwork ist eine reibungslose Kommunikation. 5 Vorteile, die Videoconferencing dabei ausspielen kann:

1. Das Global Village um die Ecke

Ein oft genannter Vorteil von Videokommunikation: Unternehmen ersparen sich Reisekosten. Das gilt vor allem für Großunternehmen mit mehreren Produktionsstandorten und Niederlassungen. Videokommunikation macht die Welt zum Dorf – dabei muss sie aber nicht zwangsweise Ländergrenzen überschreiten. In Zeiten vernetzter Märkte registrieren Chefs von KMU eine steigende Innovationsgeschwindigkeit.

Um ihr gerecht zu werden, kommt es immer öfter zu lokalen Kooperationen von KMU, EPU und Freiberuflern. Die Videokonferenz erlaubt dabei eine spontane und effiziente Art der Zusammenarbeit. Man begegnet sich auf Augenhöhe – auch wenn man ein paar Straßen voneinander entfernt ist.

2. Vom Social Distancing zum digitalen Socializing

Distanz muss nicht zwangsweise weniger Nähe bedeuten, das zeigen virtuelle Zusammenkünfte per Videokommunikation. Während man früher noch schnell gemeinsam mit Kollegen in ein Lokal in der Umgebung der Firma auf ein Getränk gegangen ist, hängt man nun zusammen bei einer digitalen Happy Hour ab. In manchen Unternehmen haben sich eigene Formate des Socializing im Team gebildet: Yogastunden in der Gruppe, gemeinsames Kochen oder das klassische Pub-Quiz, diesmal jedoch übers Internet gespielt.

3. Es ist eine multimediale Kommunikation

Arbeit erfolgt heute flexibel, schnell, mobil und interaktiv. Eine starke Projektorientierung prägt den Alltag. Es sind nicht mehr einzelne Köpfe, die die moderne Arbeit bestimmen, sondern vernetzte und autonome Teams. Dateien präsentieren und teilen, unkomplizierter Austausch in Chats – eine Videokonferenz läuft auf mehreren Ebenen ab.

Ein vollständiger Werkzeugkasten wie etwa Microsoft Teams, der alle wichtigen Kommunikations- und Collaboration-Tools auf einer einheitlichen Oberfläche bündelt, ist für virtuelles Teamwork unverzichtbar. Er forciert die Zusammenarbeit vor allem auch im Mobile oder Home Office.

4. Ein Garant für emotionale Kundenbindung

Kunden wünschen sich bei Serviceanliegen eine Face-to-Face-Kommunikation und eine direkte Betreuung. Man hat die Möglichkeit, unmittelbar und gezielt auf Reaktionen und Anmerkungen einzugehen und Missverständnisse direkt vor Ort aus dem Weg zu räumen. Es zeigt sich auch, dass ein Gespräch positiver verläuft und verärgerte Kunden respektvoller mit dem Servicemitarbeiter oder Berater umgehen, wenn sie ein menschliches Gesicht vor Augen haben.

Mimik, Gestik und Tonlage spielen eine wichtige Rolle bei der Kommunikation. Von ihnen hängt die Qualität der Beziehungen zueinander ab. Sie steigern die Emotionalität. E-Mail, Chat oder Onlineportal sind anonyme Kommunikationsformen; die Betreuung und Beratung per Videokommunikation kann jedoch die Lücke zwischen Online-Komfort und emotionaler Kundenbindung schließen.

5. Der virtuelle Konferenzraum wird von Mitarbeitern gewünscht

Videokommunikation findet immer mehr Zustimmung bei den Mitarbeitern. Laut einer Umfrage des Handelsunternehmens QVC von Ende April 2020 möchte jeder zweite Deutsche künftig lieber an Videokonferenzen teilnehmen als auf Geschäftsreisen gehen. In der Generation Y (21 bis 35 Jahre) sind es sogar 61 Prozent.

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