Wie sich Digitalisierung auf die Unternehmensstruktur & -kommunikation auswirkt

Wie ein roter Faden ziehen sich Maßnahmen der Digitalisierung durch alle Bereiche eines Unternehmens. Auch die Organisationsstruktur und interne Kommunikation sind in hohem Maße betroffen. Vor allem Großunternehmen stehen vor Fragen wie: Brauchen wir einen Spezialbeauftragten oder gar eine neue Abteilung? Welche neuen Tools und Programme sind nötig? Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Wie kommen langjährige Mitarbeiter mit den Veränderungen zurecht?

Wir haben die wichtigsten Aspekte der digitalen Transformation in punkto Struktur und Kommunikation für Sie zusammengefasst:

• Digitalisierung ist sowohl Experten- als auch Chefsache: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollte die digitale Transformation ganz oben auf der Agenda stehen. Je nach Branche und Unternehmensgröße werden Mitarbeiter und/oder Berater benötigt, die Erfahrung in Digitalisierungsmaßnahmen haben. Dabei gilt: Die Geschäftsführung hat die Aufgabe, sich um einen reibungslosen Ablauf und die Bedürfnisse Mitarbeiter zu kümmern, während digitale Experten Maßnahmen entwickeln und umsetzen.
• Flexible Arbeitszeiten und -plätze werden zur Norm: Jedem Mitarbeiter seinen Schreibtisch? Nicht in der digitalisierten Welt. Remote Work von unterwegs, zuhause oder sogar aus einem anderen Land gilt mittlerweile als etabliertes Arbeitsmodell. Technologien wie Cloud-Computing ermöglichen Mitarbeitern, von überall auf Firmendaten zuzugreifen. Meetings erfordern nicht mehr zwingend die persönliche Anwesenheit: Sie können mithilfe von Videokonferenzen Teilnehmer aus aller Welt zusammenbringen.

• Professionelle und feinfühlige Vermittlung des neuen Wissens: Veränderungen sind oft mit Unsicherheiten verbunden. Wahrscheinlich sind nicht alle Mitarbeiter eines Großunternehmens Digital Natives. Damit die Veränderungen, die mit der Digitalisierung einhergehen, von allen angenommen und umgesetzt werden, ist es nötig, sie entsprechend zu vermitteln, aufzubereiten und dafür zeitliche Ressourcen zu schaffen.
• Veränderungen in der internen Kommunikation: Viele Unternehmen nutzen statt E-Mails mittlerweile Messengerdienste wie Skype, Slack oder Google Hangouts. Diese haben den Vorteil, dass sich mehrere Mitarbeiter gleichzeitig und über mehrere Standorte hinweg austauschen können. Dabei ist es Chefsache, Strukturen und Regeln für die Kommunikation zu definieren, zum Beispiel: E-Mails werden nur für die Kundenkommunikation verwendet.
• Automatisierung bestimmter Prozesse: Es werden vermehrt Programme zum Einsatz kommen, durch die interne Prozesse in Bereichen wie Buchhaltung, Projektmanagement oder Zeiterfassung automatisiert werden können. Das wiederum führt zu Einsparungen. Aber werden dadurch auch Mitarbeiter obsolet? Immerhin sollen laut Schätzungen des Weltwirtschaftsforums in den nächsten fünf Jahren fünf Millionen Arbeitsplätze in den Industrieländern wegfallen. Die meisten Unternehmen lassen sich dadurch nicht verunsichern: Die in der Studie „Transformation trifft auf Tradition“ (Commerzbank, 2016) befragten Führungskräfte gehen davon aus, dass sich Einspareffekte durch Automatisierung und Wachstum ausgleichen werden.