Besprechungen müssen gut geplant sein: Die richtige Vorbereitung ist wichtiger als viele denken, die strukturierte Durchführung das A und O und die Nachbereitung ein essentieller Task. Erfahren Sie hier, warum es wichtig ist, nur die relevanten Personen einzuladen, welche Aufgabe der Moderator hat und wie Sie dafür sorgen, dass das Besprochene nicht im Sand verläuft.
1. Fragen, die Sie sich vor dem Meeting stellen sollten
Brauchen wir wirklich ein Meeting? Zu viele Meetings sind kontraproduktiv. Es gibt Dinge, die lassen sich auch per Mail, telefonisch oder im Vorbeigehen klären. Eine Besprechung muss einen guten Grund haben und darf auf keinen Fall den Eindruck erwecken, unnötig zu sein.
Um welche Art Meeting handelt es sich? Es gibt Kick Off-Meetings, den Jour Fixe, Nachbesprechungen, Krisenmeetings, solche, bei denen es um ein Kennenlernen geht und noch viele andere. Wenn Sie die Einladung ausschicken, schreiben Sie gleich im Betreff dazu, um was für ein Meeting es sich handelt, so dass die Teilnehmenden auf den ersten Blick sehen, worum es geht.
Wer muss dabei sein? Laden Sie nur die Personen ein, deren Anwesenheit wirklich relevant ist. Mitarbeiter, die sich fragen was sie in dem Meeting überhaupt verloren haben, fühlen sich schnell überflüssig und könnten weitere Besprechungen als Zeitverschwendung vorverurteilen.