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Flottenmanagement: Unterwegs für ein selbstbestimmtes Leben

Oktober 2020 wurde der Fuhrpark der Lebenshilfe Tirol mit der A1 Digital PILOT Flottenmanagement Lösung ausgerüstet, die aktuell getestet wird.

Um Menschen mit Behinderungen ein selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen, legen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Lebenshilfe Tirol zahlreiche Wege zurück. Bei 155 Pool-Fahrzeugen, die über ganz Tirol verteilt sind, und wechselnden Fahrerinnen und Fahrern braucht es ein effizientes Flottenmanagement.

"Es war ein Verwaltungsaufwand ohne Ende", berichtet Robert Waldner von der Lebenshilfe Tirol. Bei 155 Pool-Fahrzeugen, die über ganz Tirol an über hundert Standorten verteilt sind, und wechselnden Lenkerinnen und Lenkern ist der Aufwand mit handgeschriebenen Fahrtenbüchern enorm. "Das war zeit- und manchmal auch nervenraubend", so Robert Waldner, der als Leiter des Bereichs Facility & Services auch für den Fuhrpark verantwortlich ist. Seit Oktober 2020 wurde der Fuhrpark der Lebenshilfe Tirol deshalb mit der A1 Digital PILOT Flottenmanagement Lösung ausgerüstet, die aktuell getestet wird.

In jedem Fahrzeug wurde ein Telematiksystem eingebaut, das die zurückgelegte Strecke elektronisch erfasst. Das Fahrtenbuch wird künftig digital erstellt – und das Finanzamt-tauglich. Für die Lebenshilfe Tirol besonders wichtig: Die anonymisierten Mobilitätsdaten, die mit dem digitalen Fahrtenbuch gesammelt werden, sind eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte in Richtung nachhaltige Mobilität. Für die Lebenshilfe Tirol als Klimabündnis-Partner ein logischer Schritt.

 

Die Mitarbeiterkarte als Schlüsselelement

"Seien es Druckaufträge oder der Zugang zum Gebäude: Wir haben uns gefragt: Wie können wir die Sicherheit erhöhen und aktuellen Datenschutzanforderungen entsprechen?", so Robert Waldner. "Mit einer Mitarbeiterkarte mit RFID-Chip haben wir die Basis für aktuelle und künftige Herausforderungen gelegt und können Prozesse optimieren, die Transparenz erhöhen und optimal steuern." Da war es auch nur logisch, den Zugang zum Fuhrpark über die Mitarbeiterkarte abzuwickeln und ein digitales Fahrtenbuch einzuführen. "Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen dazu nur ihre Karte an ein Lesegerät im Auto zu halten. So sind sie registriert und die Fahrstrecke wird aufgezeichnet. Vergisst man sich einzuloggen, ertönt kurz nach Fahrtbeginn ein Pfeifton, der einen daran erinnert", erklärt Robert Waldner.

Über 1.500 Menschen arbeiten für die Lebenshilfe Tirol. Sie sind beherzte Wegbegleiterinnen und Wegbegleiter von Menschen mit Behinderungen bei einem barrierefreien, selbstbestimmten und erfüllten Leben. Und dafür müssen sie mitunter zahlreiche Wege zurücklegen. Von Fahrtendiensten bis zu größeren Transporten, die Aufgabenbereiche sind vielfältig. Entsprechend breit aufgestellt ist der Fuhrpark der Lebenshilfe, vom Kleinwagen bis zum Bus ist alles dabei.

 

Wertvolle Daten für die Optimierung

Aber wie effektiv wird dieser Fuhrpark genutzt? Braucht es für gewisse Fahrten wirklich ein großes Fahrzeug? Wäre der Einsatz eines E-Autos an einem bestimmten Standort aufgrund des Fahrprofils sinnvoller und wirtschaftlicher? Gibt's Alternativen zum Auto, wie öffentliche Verkehrsmittel oder das Fahrrad? "Durch die händischen Fahrtenbücher hatten wir praktisch keine Daten für Auswertungen in der Hand", so Robert Waldner. Mit der A1 Digital PILOT Flottenmanagement Lösung sind diese Daten über ein Webportal nun einfach abrufbar.

"Wir können in Echtzeit sehen, wo sich ein Auto befindet, haben Einblick in die Routen und alle wichtigen Daten schnell bei der Hand", erklärt Robert Waldner. Je nach Funktion gibt es unterschiedliche Berechtigungen: Die Leitung sieht nur die Fahrzeuge des eigenen Standortes, die Regionalleitung hingegen hat einen Überblick über alle Fahrzeuge in ihrer Region. Auswertungen sämtlicher Fahrzeuge kann das Team von Robert Waldner in der Innsbrucker Zentrale durchführen. Auswertungen, mit denen die Lebenshilfe Tirol ihren Fuhrpark optimieren, die Routenplanung verbessern, aber auch wenig umweltfreundliche Nutzungsgewohnheiten hinterfragen kann.

"Die Aufzeichnungen der Fahrten funktionieren einwandfrei, sie nehmen uns viel Arbeit ab", zieht Robert Waldner eine erste Bilanz. Etwas knifflig hingegen war am Anfang die Schnittstelle zur Mitarbeiterkarte, um den Namen der Lenkerin oder des Lenkers ins System zu bekommen. Gemeinsam mit dem Umsetzungspartner Rosenberger Telematics und pitFM-Grüner konnte eine Lösung gefunden werden. „Man muss die Mitarbeiterkarte natürlich dabeihaben, nur mit ihr kann man das Fahrzeug oder auch den Drucker in Betrieb nehmen. Die Mitarbeiterkarte wird so zur ständigen Begleiterin bei der Arbeit. So wie das Mobiltelefon auch.“

 

Die Zusammenarbeit von A1 und Lebenshilfe Tirol in diesem Bereich kam auf Initiative der HANDOVER zustande. A1 ist einer der führenden Partner der Beschaffungsgesellschaft für die Sozial- und Pflegebranche, die Lebenshilfe Tirol ein langjähriges Mitglied.

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