Unified Communications für Anwaltskanzleien

Paul Hirschmüller, IT Services bpv HÜGEL Rechtsanwälte GmbH, über die Telefonie-Anforderungen einer führenden Rechtsanwaltskanzlei und seine Entscheidungsgründe für Unify.

Law Firm of the Year – Austria bei The Lawyer European Awards [2018], drei Standorte in Österreich, ein Büro in Brüssel sowie Präsenzen in Budapest, Prag, Bratislava und Bukarest – alles das belegt die starke Marktposition von bpv Hügel Rechtsanwälte GmbH. Welche Bedeutung hat in diesem Kontext die IT?

Paul Hirschmüller:
Es ist richtig, dass wir als bpv Hügel Rechtsanwälte GmbH seit Jahren eine der führenden Rechtsanwaltskanzleien Österreichs sind. Wir gelten als erste Beratungsadresse für hochkomplexe Mandate. Für die Bearbeitung sind spezialisierte Rechtskenntnisse, langjährige Erfahrung und wirtschaftliches Verständnis Voraussetzungen. Für die optimale Betreuung unserer Kunden sind verlässliche IKT-Services natürlich ein wichtiger Baustein. Hier sind wir als IT-Abteilung stets bemüht, auf dem neuesten Stand der Technologie zu sein. Wobei wir nicht im Sinne einer l´art pour l´art agieren: Wenn wir neue Services einsetzen, müssen sie auch einen Mehrwert bringen.

Worauf kommt es bei einer Anwaltskanzlei speziell an?

Sicherheit, Verlässlichkeit, Planbarkeit und klare Kostentransparenz sind uns sehr wichtig. Sehr bedeutend ist aufgrund unserer komplexen internationalen Mandate natürlich die Konvergenz von Festnetz und Mobilfunk sowie Zugang zu unserem Firmennetzwerk von außen. Hier müssen wir aufgrund unseres hochsensiblen Datenverkehrs besonders umsichtig agieren.

Welche Anforderungen stellen Sie an eine Telefonanlage?

Natürlich die sichere und zuverlässige Funktionalität an sich – rund um die Uhr. Zuletzt hat sich der nötige Austausch unserer bisherigen Telefonanlage deutlich angekündigt. Sie erreicht das Ende ihres Lebens- und Servicezyklus. Auch bestimmte Komponenten werden künftig nicht mehr hergestellt. Beispielsweise werden die bisherigen Tischtelefone demnächst nicht mehr serviciert. Da wir die meisten Komponenten vor rund 15 Jahren gekauft hatten, waren wir aber froh, überhaupt so lange Support dafür zu erhalten. So haben wir über den Austausch der Anlage nachgedacht und dabei auch klare Vorgaben erstellt.

Welche waren das?

Die meisten erweiterten Nutzungsmöglichkeiten wie Computerintegration oder IP-Telefonie waren mit unserer bisherigen Anlage verfügbar, aber bei uns nicht in breiter Verwendung. Wir wollen mehr Planungssicherheit und einen großen Schritt Richtung Unified Communications setzen: Die Mobilgeräteeinbindung ist uns da besonders wichtig. So können unsere Anwälte und deren Mitarbeiter beispielsweise auf das Anrufjournal des Festnetzanschlusses am Smartphone via App zugreifen. Mit der neuen Lösung kann man Rufumleitungen via App steuern oder auch über die Festnetzkennung hinaus telefonieren. Die Möglichkeit, die IP-Tischtelefone parallel am Heimarbeitsplatz der Mitarbeiter betreiben zu können, ist für eine Kanzlei wie unsere extrem wichtig. So können wir sehr rasch auf Kundenanfragen reagieren.

Warum haben Sie sich letzten Endes für die A1/Unify-Lösung entschieden? 

Das Angebot, das uns A1 als Anbieter dieser Unify-Lösung, die über A1 vertrieben wird, gemacht hat, hatte neben drei weiteren Vergleichsangeboten den besten Preis.
Das liegt vermutlich auch daran, dass wesentliche Teile der bisherigen Unify-Anlage übernommen werden konnten. Für uns war das aber ein wichtiger Faktor. Auch konnten wir aus ökologischer Sicht einen maximalen Nutzen erzielen, weil sich viele Komponenten weiterverwenden lassen. Mitentscheidend war für mich außerdem, dass wir schon gute Erfahrungen mit Unify bezüglich Stabilität der Telefone und Anlagen und gute Erfahrungen mit Unify-Technikern bezüglich Übernahme der bestehenden Altkonfiguration aus vorhandenen Anlagen hatten. Und ein persönlicher Aspekt hat ebenfalls eine Rolle gespielt: Ich bevorzuge On-Premise-Lösungen gegenüber gehosteten Angeboten.

Wie muss man sich den Umstellungsprozess vorstellen? Gab es Skepsis oder Eingewöhnungsprobleme? 

Nein, gar nicht. Es war uns auch wichtig, dass wir keine aufwändigen Schulungen machen müssen.  Wir haben nicht den Anbieter gewechselt, sondern lediglich auf eine aktuelle Version hochgerüstet. Insofern gab es für unsere Mitarbeiter keine Umstellungsprobleme mit den neuen Telefonen, da sich ja auch die Bedienung nicht unterscheidet. Lediglich für neue Funktionen wie die App MyPortal waren kurze Funktionsbeschreibungen hilfreich.

Womit waren Sie als IT-Leiter konfrontiert? Wie vollzog sich für Sie persönlich der Umstieg? Wurde die Tagesarbeit beeinträchtigt?  

Die Zusammenarbeit mit den A1/Unify-Expertinnen und -Experten war sehr angenehm. Die Umschaltung der Anlage inklusive Austausch aller Telefone ging komplett außerhalb der Geschäftszeiten über die Bühne. Der Betrieb wurde also nicht beeinträchtigt. Alle unsere – auch erst im Laufe der Umstellung entstandenen – Vorgaben wurden umgesetzt. Die bestehende Konfiguration der Anlage wurde seitens A1/Unify ausgelesen und auf die neue Anlage übertragen. Wir mussten vorab keine detaillierten Konfigurationspläne oder dergleichen erstellen. Das habe ich als sehr angenehm empfunden. Und ich hatte und habe – nach wie vor – einen mir namentlich bekannten zuständigen Techniker als Hauptansprechpartner, mit dem ich Umstellungstermine, Anforderungen und Fragen zur Bedienung erörtern kann. Das gibt meinem Team und mir Sicherheit.