Die 5 größten Hürden effektiver Zusammenarbeit

Die Einrichtung von Werkzeugen und Berechtigungen ist meistens zeitraubend. Gerade in der Startphase eines Projekts braucht es eine klare Linie: Wo werden Dateien ausgetauscht und gespeichert? Wie wird der Fortschritt geplant und überwacht? Wie werden neue Mitglieder ins Team integriert? Teams verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit der Suche nach Inhalten, Werkzeugen, Kontakten und Nachrichten. In Office 365 hat jeder Einzelne alles Wichtige zur Hand. Ein Chat-basierter Arbeitsbereich, um Dateien gemeinsam zu erstellen und auszutauschen. Microsoft Planner erleichtert die Projektplanung, die Organisation und Zuweisung von Aufgaben.

Fehler beim Anmelden, schlechte Verbindungsqualität, Schwierigkeiten beim Zugriff auf einen freigegebenen Bildschirm oder auf wichtige Inhalte: Unterbrechungen und Verzögerungen durch technische Probleme sind bei virtuellen Meetings leider an der Tagesordnung. Sie schränken die Flexibilität der Mitarbeiter ein und sorgen für Frust im Team. 
Eine All-in-one-Plattform wie Skype for Business in Office 365 beseitigt solche technische Hürden und schafft ein produktives Arbeitsumfeld. Damit kann das Team über freigegebene Bildschirme, Messaging, VoIP und Video kommunizieren. Ein Internetzugang genügt, um virtuelle Besprechungen abzuhalten, Anrufe zu erledigen und Inhalte zu teilen.

Weiß im Unternehmen die linke Hand, was die rechte Hand tut? Wenn Teams isoliert in monatelanger Kleinarbeit ein Projekt vorbereiten, besteht die Gefahr, dass Synergien, wichtige Impulse und Best Practices aus anderen Fachabteilungen ungenutzt bleiben. Im schlimmsten Fall kommt es zur doppelt geleisteten Arbeit, wenn sich ein anderes Team mit einem ganz ähnlichen Thema befasst hat. Ein soziales Unternehmensnetzwerk öffnet die Kommunikation und stellt Wissen kollektiv zur Verfügung. So können gemeinsam Ideen diskutiert und entwickelt sowie bewährte Methoden ausgetauscht werden. Damit etabliert sich im Unternehmen eine offene Art der Kommunikation, die vielen schon durch Social Media aus ihrem privaten Umfeld bestens vertraut ist.

Feedbackschleifen per E-Mail auf ein Dokument oder eine Datei können mitunter endlos dauern – und verwirrend werden, wenn mehrere Personen dabei involviert sind und unterschiedliche Bearbeitungen mühsam zusammengeführt werden müssen. Die Folge: Ein reges Hin- und Hersenden von E-Mail-Anhängen, Versionen desselben Dokuments können verloren gehen, falsch abgelegt oder überschrieben werden. 
Dateien in der Cloud lassen sich hingegen gemeinsam bearbeiten und problemlos verteilen. Mit OneDrive for Business können mehrere Teammitglieder ein und dieselbe Datei kommentieren und bearbeiten. Sie ist dabei immer auf dem neuesten Stand, Zwischenversionen werden automatisch in der Cloud gespeichert.

Wir sind es privat gewohnt, Apps auf unser Smartphone herunterzuladen. Am Arbeitsplatz gehen wir ähnlich vor. Mit der Zeit entsteht dadurch ein Sammelsurium an unterschiedlichen Anwendungen: Jede für einen eigenen Zweck, für jede muss man sich extra anmelden. Mit einer Komplettlösung wie Office 365 haben die Mitarbeiter die für ihre Bedürfnisse passenden Werkzeuge zur Zusammenarbeit stets zur Hand. E-Mail, gemeinsame Dokumenterstellung, Chat, VoIP, soziales Netzwerk: Alle Werkzeuge greifen nahtlos ineinander.

 

Holen Sie sich jetzt das Gratis-Whitepaper zum Arbeitsplatz der Zukunft und neue Arbeitsweisen.